Handleiding Twinfield Connector

Hoe een boeking eruitziet

Eén regel voor de klant of leverancier (het totaal) en per grootboekrekening en btw-code één regel met het opgetelde bedrag en de btw. Elke regel heeft als omschrijving het factuurnummer en de naam (max. 40 tekens), bijvoorbeeld INV/2026/00004 Bakkerij de Vries. Producten, aantallen en prijzen blijven in Odoo.

De ERP2XL-koppelservice

De connector werkt via de ERP2XL-koppelservice. Die bewaart de toegang tot Twinfield versleuteld, zodat niemand een Twinfield-wachtwoord in Odoo hoeft in te vullen. Odoo krijgt steeds een sleutel die een uur geldig is. De facturen zelf gaan rechtstreeks van Odoo naar Twinfield, niet via ERP2XL.

Wie mag wat in Odoo

Waar de connector zijn gegevens bewaart

Alleen in eigen tabellen. Er worden geen velden toegevoegd aan Odoo's facturen, klanten, btw of dagboeken. Van Twinfield-relaties bewaart de connector alleen het nummer, nooit namen of adressen.

• Odoo Online staat geen eigen modules toe; daar werkt de connector niet.
• Community heeft de app Facturatie nodig.
• Het https-adres is nodig omdat Twinfield je na het inloggen daarheen terugstuurt, en omdat de koppelservice er bij het verbinden mee controleert dat het echt jouw Odoo is.
• Draaien er meerdere databases op één server? Dan moet het adres precies deze database openen (dbfilter).
• Een accountant met veel administraties maakt het best per klant een aparte Twinfield-gebruiker met alleen die administratie. De Twinfield-toegang geldt namelijk voor alle administraties waar de gebruiker bij kan.

Het menu

• Overzicht: de inrichtingsstappen, wat aandacht nodig heeft en de activiteit.
• Facturen: elke geboekte factuur met Twinfield-status en betaalstatus.
• Klanten & leveranciers: koppelingen met Twinfield-nummers en wijzigingen.
• Rapportages: Betalingen & omzet en het Logboek.
• Configuratie: Instellingen, Verbinding, Koppelingen en Twinfield-gegevens.

Updates

Zet de nieuwe map neer, herstart Odoo en klik in Apps bij de module op Upgraden. Je instellingen en koppelingen blijven staan.

Op Odoo.sh zet je de map in je repository; Odoo.sh installeert hem bij de volgende build.

De eerste keer

Je Odoo-database meldt zich vanzelf aan bij de ERP2XL-koppelservice. Een licentiesleutel is niet nodig. Je krijgt een klantnummer; dat zie je op dezelfde pagina. Noem het als je contact opneemt.

Knoppen op de pagina Verbinding

• Verbinding testen: controleert of alles werkt en laat zien hoeveel administraties beschikbaar zijn.
• Opnieuw verbinden: inloggen met een andere Twinfield-gebruiker, of als de gebruiker zijn rechten kwijt is.
• Administraties vernieuwen: als er in Twinfield een administratie bij kwam.
• Twinfield ontkoppelen: stopt het versturen. Nieuwe facturen wachten tot je weer verbindt.

Het Odoo-adres

Onderaan staat het Odoo-adres voor Twinfield. Het wordt bij de eerste keer ingevuld met het adres waarop je werkt (altijd als https). Odoo's eigen instellingen veranderen daar niet door. Krijgt je Odoo een nieuw adres, pas het hier aan en verbind opnieuw.

Lukt het niet?

Zie Problemen oplossen, onder "Kon deze Odoo niet controleren".

• De startdatum kijkt naar de boekingsdatum van de factuur. Facturen van vóór die datum worden nooit verstuurd, ook niet later.
• Meerdere bedrijven in Odoo? Wissel rechtsboven van bedrijf en stel elk bedrijf apart in. Elk bedrijf kan een eigen administratie hebben.
• Je ziet alle administraties waar de Twinfield-gebruiker bij kan. Mist er een, klik dan op de pagina Verbinding op Administraties vernieuwen.

• Haal opnieuw op als je in Twinfield een btw-code, grootboekrekening of dagboek toevoegt of wijzigt.
• Je kunt maximaal één keer per 10 minuten ophalen.
• Twinfield beperkt hoeveel vragen per minuut mogen. Is die grens halverwege bereikt, dan gaat het ophalen vanzelf op de achtergrond verder en krijg je een melding als het klaar is. Duurt het langer dan 2 uur, dan stopt het; haal dan opnieuw op.
• Codes die niet meer in Twinfield staan, worden gearchiveerd, en de voorstellen worden bijgewerkt.
• Wat is opgehaald, en wat eraan gekoppeld is, zie je in Configuratie › Twinfield-gegevens.

• Je vindt de vraag in het overzicht, bovenaan het scherm btw-koppelingen en in de Instellingen (blok Btw-profiel).
• Per soort kiest de connector één btw van Odoo, op basis van de rubriek van de btw-aangifte (1a, 1b, 3b, enz.): eentje die al gebruikt wordt, anders de eerste. Een Nederlands bedrijf met 21% en 9% koppelt zo vier btw (verkoop en inkoop).
• Verkoop binnen de EU en export maken ook de grootboekrekeningen van de bijbehorende fiscale posities nodig.
• Twijfel je? Laat het uit. Gebruikt een factuur later toch een andere btw, dan wacht die factuur en zie je welke btw je nog moet koppelen.

Wat moet gekoppeld worden

Btw en rekeningen op facturen van de laatste 12 maanden, de standaardinstellingen van het bedrijf, wat op producten en productcategorieën staat, en de verkoop- en inkoopdagboeken. Gaat een factuur later iets nieuws gebruiken, dan wordt het vanzelf Koppeling nodig.

Statussen

Wat Automatisch koppelen doet

• Btw: zelfde soort (verkoop/inkoop), zelfde percentage en één rubriek.
• Grootboekrekeningen: zelfde nummer en zelfde soort.
• Dagboeken: verkoop → VRK, inkoop → INK.
• Btw in twee rubrieken (EU, import, verlegd) koppel je altijd zelf.

Handig

• Koppelingen controleren kijkt alles opnieuw na.
• Exporteren geeft een lijst, bijvoorbeeld voor je accountant.
• Er wordt nooit iets vanzelf gekoppeld terwijl facturen worden verstuurd. Mist een koppeling, dan wacht de factuur met precies de melding wat er mist, en een knop Koppelingen openen. Na het koppelen gaat hij vanzelf.

De soorten

• Verkoopfacturen
• Inkoopfacturen
• Nieuwe klanten
• Wijzigingen aan klanten
• Nieuwe leveranciers
• Wijzigingen aan leveranciers

Overige instellingen

• Voorlopig of definitief boeken. Een voorlopige boeking kun je nog laten verwijderen (zie Factuur terugzetten of loskoppelen); een definitieve niet.
• Dagelijkse samenvattingsmail: een e-mailadres dat elke dag hoort wat aandacht nodig heeft. Alleen als er iets is.
• Gesloten periode: zie Problemen oplossen.

Nieuwe klanten en leveranciers krijgen hun nummer altijd van Twinfield. Stel de nummerreeks in Twinfield in bij de dimensiesoorten (DEB en CRD).

De tegels bij Aandacht nodig

• Fouten: geweigerd door Twinfield.
• Wachtend: eerst iets inrichten, daarna gaat het vanzelf.
• Wacht op goedkeuring: facturen om goed te keuren.
• Klanten & leveranciers: te koppelen of aan te maken.
• Wijzigingen: wijzigingen aan klanten of leveranciers om goed te keuren, of mislukt.
• Verwijderd in Twinfield: daar weggehaald, hier nog geboekt.

Dagelijkse mail en logboek

Vul in de Instellingen een e-mailadres in voor de dagelijkse samenvattingsmail. Die komt alleen als er iets aandacht nodig heeft. Alles wat de connector doet, staat in Rapportages › Logboek.

Wanneer gebeurt wat

Statussen

Goed om te weten

• Nooit dubbel: staat het factuurnummer al bij die klant of leverancier in Twinfield, dan wordt de factuur niet opnieuw verstuurd maar gemarkeerd als "Al in Twinfield".
• Eén btw per regel: Twinfield wil één btw-code per regel. Een regel met een groep btw-soorten wacht.
• Vreemde valuta: de factuur gaat in die valuta en Twinfield rekent om met zijn eigen koers. De valuta moet in Twinfield bestaan.
• EU-verkoop: bij verkoop binnen de EU (ICP) stuurt de connector mee of het om goederen of diensten gaat, het land en btw-nummer van de klant en bij diensten de datum.
• Een factuur met fout houdt de rest niet op: andere facturen gaan gewoon door.
• Per verzendronde gaan maximaal 50 facturen; zijn er meer, dan volgt meteen de volgende ronde.

Hoe de connector zoekt

1. Op btw-nummer (zonder landcode), daarna op KvK-nummer. Precies één treffer: vanzelf gekoppeld, ook als de naam anders is.
2. Anders op postcode en het langste woord van de naam. De beste drie verschijnen als mogelijke overeenkomsten, met per gegeven ✓ (gelijk), ≈ (lijkt erop) of ✗ (anders). Klik bij de juiste op Kiezen.
3. Zelfde naam maar een ander btw-nummer: btw-conflict. Jij beslist; facturen wachten.
4. Niets gevonden: aanmaken in Twinfield (automatisch of na goedkeuring).

Zelf zoeken

Staat de juiste er niet bij? Gebruik Zoeken in Twinfield. Alleen cijfers zoekt op Twinfield-nummer, een postcode of btw-nummer zoekt in het adres, tekst zoekt op naam. Je kiest altijd uit relaties die echt in Twinfield bestaan.

Verkeerd gekoppeld?

Klik op Ontkoppelen (boekhoudmanager). De relatie blijft in beeld zodat je meteen de juiste kiest of aanmaakt. Nieuwe facturen wachten tot dan; verstuurde facturen blijven op het oude nummer. Met Opnieuw koppelen zoekt de connector direct opnieuw in Twinfield.

Wijzigingen

• Wat meegaat: naam, adres, btw-nummer, KvK-nummer, e-mail, telefoon en website.
• T.a.v.: de naam van de contactpersoon met type Factuuradres onder het bedrijf gaat naar het veld t.a.v. in Twinfield. Geen factuurcontact? Dan blijft de t.a.v. in Twinfield zoals hij is.
• Wijzigingen in Twinfield worden genegeerd; Odoo verandert nooit.
• Betalingstermijnen, kredietlimieten en bankgegevens in Twinfield worden nooit aangeraakt.
• Het KvK-nummer komt uit het veld Bedrijfs-ID, of anders uit het Peppol-adres met schema 0106.

Namen en adressen uit Twinfield worden alleen even in het geheugen gelezen (10 minuten), nooit bewaard.

• De creditnota komt in hetzelfde dagboek als de factuur, op dezelfde klant of leverancier, met negatieve bedragen.
• Is de klant of leverancier nog niet gekoppeld, dan wacht de creditnota daarop, net als een factuur.
• Wil je factuur en creditnota daarna in Odoo opruimen of annuleren? Zie Factuur terugzetten of loskoppelen.
• Het afletteren (factuur tegen creditnota) doe je in Twinfield. De connector leest daarna dat ze betaald zijn.

Soms wil je een factuur in Odoo echt annuleren, bijvoorbeeld om de bijbehorende inkooporder te kunnen annuleren. Daarvoor heeft de boekhoudmanager twee knoppen.

Loskoppelen met creditnota

1. Maak een creditnota voor het volledige bedrag en laat hem versturen.
2. Klik op de factuur (tabblad Twinfield) of in Twinfield › Facturen op Loskoppelen met creditnota.
3. Factuur en creditnota worden Losgekoppeld van Twinfield. Je kunt ze in Odoo terugzetten naar concept en annuleren.

In Twinfield blijven beide boekingen staan; samen zijn ze nul. Er wordt daar niets verstuurd of verwijderd.

Samen loskoppelen (saldo nul)

Heb je meerdere documenten van één klant of leverancier die samen nul zijn? Selecteer ze in Twinfield › Facturen en klik op Samen loskoppelen (saldo nul).

De controles

• Zelfde administratie, en de bedragen moeten precies tegen elkaar wegvallen.
• Alles moet verstuurd zijn.
• In Odoo mogen ze niet aan een betaling of ander document gekoppeld zijn.
• Opnieuw boeken van een losgekoppelde factuur stuurt hem niet nog eens naar Twinfield.

Verwijderd in Twinfield

Haalt iemand een boeking in Twinfield weg, dan ziet de dagelijkse controle dat. De factuur krijgt Verwijderd in Twinfield en jij kiest: opnieuw versturen (als nieuwe boeking) of niet.

• Statussen: open, deels betaald en betaald (afgeletterd). Een boeking die in Twinfield in een betaalrun zit, houdt zijn laatste status.
• Bedragen zijn in de valuta van het bedrijf.
• Met Betalingen controleren vraag je het direct op (maximaal één keer per minuut).
• De connector vraagt alleen naar zijn eigen boekingsnummers, over de laatste 400 dagen. Boekingen van anderen in hetzelfde dagboek tellen niet mee.
• Weigert Twinfield de vraag voor een dagboek, dan staat dat in het logboek en blijft de status zoals hij was.

Versturen gepauzeerd

• Twinfield-gebruiker uitgezet of geblokkeerd, of wachtwoord verlopen: zet de gebruiker weer aan in Twinfield of kies een nieuw wachtwoord. Binnen een uur gaat het vanzelf verder.
• Twinfield-gebruiker verwijderd of toegang ingetrokken: klik op de pagina Verbinding op Opnieuw verbinden en log in met een gebruiker die rechten heeft.
• Niet verbonden: klik op Twinfield verbinden.
• Gebruiksvoorwaarden nog niet geaccepteerd: een beheerder zet op de pagina Verbinding het vinkje en klikt op De gebruiksvoorwaarden accepteren. Daarna gaat alles vanzelf verder.

Gesloten periode

Dit hangt af van de rechten van de Twinfield-gebruiker. Twinfield boekt de factuur in de eerste open periode (de datum blijft; op de factuur staat "in een andere periode geboekt"), of weigert hem. Bij een weigering krijgt de factuur Fout met de knop Boeken met andere datum. In de Instellingen kun je kiezen dat dit vanzelf met de datum van vandaag gebeurt.

"Twinfield neemt even geen verzoeken aan"

Twinfield beperkt hoeveel vragen per minuut mogen. Er is dan niets verwerkt; de connector wacht vanzelf (meestal minder dan een minuut) en gaat verder. Knoppen zoals Ophalen kunnen dan even niet; de melding zegt vanaf wanneer wel.

"Kon deze Odoo niet controleren"

Bij het verbinden belt de koppelservice je Odoo-adres terug. Controleer:

• dat het Odoo-adres op de pagina Verbinding klopt en van buitenaf opent;
• dat /twinfield/verify niet door een firewall of de webserver wordt tegengehouden;
• bij meerdere databases op één server: dat dit adres precies deze database opent (dbfilter).

"Deze database is al aangemeld onder een ander adres"

Je Odoo is verhuisd naar een nieuw adres. Neem contact op, dan zetten we het adres om.

Nog steeds vast?

Kijk in Rapportages › Logboek en mail ons met je klantnummer.

De connector bewaart alles in eigen tabellen. Bij het verwijderen zijn de koppelingen, statussen en het logboek weg; Odoo's eigen facturen, relaties en btw worden niet aangeraakt. Ontkoppelen trekt ook de toegang bij Twinfield in.