Handbuch Twinfield Connector

Wie eine Buchung aussieht

Eine Zeile für den Kunden oder Lieferanten (die Summe) und pro Sachkonto und Steuerschlüssel eine Zeile mit dem summierten Betrag und der Steuer. Jede Zeile hat die Rechnungsnummer und den Namen als Beschreibung (max. 40 Zeichen), zum Beispiel INV/2026/00004 Bäckerei Schmidt. Produkte, Mengen und Preise bleiben in Odoo.

Der ERP2XL-Verbindungsdienst

Der Connector arbeitet über den ERP2XL-Verbindungsdienst. Er speichert den Zugang zu Twinfield verschlüsselt, sodass niemand ein Twinfield-Passwort in Odoo eingeben muss. Odoo erhält jeweils einen Schlüssel, der eine Stunde gültig ist. Die Rechnungen selbst gehen direkt von Odoo nach Twinfield, nicht über ERP2XL.

Wer darf was in Odoo

Wo der Connector seine Daten speichert

Nur in eigenen Tabellen. Es werden keine Felder zu Odoos Rechnungen, Kunden, Steuern oder Journalen hinzugefügt. Von Twinfield-Geschäftspartnern speichert der Connector nur die Nummer, nie Namen oder Adressen.

• Odoo Online erlaubt keine eigenen Module; dort funktioniert der Connector nicht.
• Community braucht die App Rechnungsstellung.
• Die https-Adresse wird gebraucht, weil Twinfield Sie nach der Anmeldung dorthin zurückschickt und weil der Verbindungsdienst damit prüft, dass es wirklich Ihr Odoo ist.
• Mehrere Datenbanken auf einem Server? Dann muss die Adresse genau diese Datenbank öffnen (dbfilter).
• Ein Steuerberater mit vielen Mandanten legt am besten pro Kunde einen eigenen Twinfield-Benutzer nur mit diesem Mandanten an. Der Twinfield-Zugang gilt nämlich für alle Mandanten, die der Benutzer erreicht.

Das Menü

• Übersicht: die Einrichtungsschritte, was Aufmerksamkeit braucht und die Aktivität.
• Rechnungen: jede gebuchte Rechnung mit Twinfield-Status und Zahlungsstatus.
• Kunden & Lieferanten: Verknüpfungen mit Twinfield-Nummern und Änderungen.
• Berichte: Zahlungen & Umsatz und das Protokoll.
• Konfiguration: Einstellungen, Verbindung, Zuordnungen und Twinfield-Daten.

Updates

Legen Sie den neuen Ordner ab, starten Sie Odoo neu und klicken Sie in Apps beim Modul auf Aktualisieren. Ihre Einstellungen und Zuordnungen bleiben erhalten.

Auf Odoo.sh legen Sie den Ordner in Ihr Repository; Odoo.sh installiert ihn beim nächsten Build.

Beim ersten Mal

Ihre Odoo-Datenbank meldet sich von selbst beim ERP2XL-Verbindungsdienst an. Ein Lizenzschlüssel ist nicht nötig. Sie erhalten eine Kundennummer, die auf derselben Seite steht. Nennen Sie sie, wenn Sie uns kontaktieren.

Schaltflächen auf der Seite Verbindung

• Verbindung testen: prüft, ob alles funktioniert, und zeigt, wie viele Mandanten verfügbar sind.
• Erneut verbinden: mit einem anderen Twinfield-Benutzer anmelden, oder wenn der Benutzer keinen Zugriff mehr hat.
• Mandanten aktualisieren: wenn in Twinfield ein Mandant hinzugekommen ist.
• Twinfield trennen: stoppt das Senden. Neue Rechnungen warten, bis Sie wieder verbinden.

Die Odoo-Adresse

Unten steht die Odoo-Adresse für Twinfield. Sie wird beim ersten Verbinden mit der Adresse ausgefüllt, unter der Sie arbeiten (immer als https). Odoos eigene Einstellungen ändern sich dadurch nicht. Bekommt Ihr Odoo eine neue Adresse, ändern Sie sie hier und verbinden Sie erneut.

Klappt es nicht?

Siehe Probleme lösen, unter „Konnte dieses Odoo nicht prüfen".

• Das Startdatum bezieht sich auf das Buchungsdatum der Rechnung. Rechnungen vor diesem Datum werden nie gesendet, auch später nicht.
• Mehrere Unternehmen in Odoo? Wechseln Sie oben rechts das Unternehmen und richten Sie jedes Unternehmen getrennt ein. Jedes Unternehmen kann einen eigenen Mandanten haben.
• Sie sehen alle Mandanten, die der Twinfield-Benutzer erreicht. Fehlt einer, klicken Sie auf der Seite Verbindung auf Mandanten aktualisieren.

• Rufen Sie erneut ab, wenn Sie in Twinfield einen Steuerschlüssel, ein Sachkonto oder ein Journal hinzufügen oder ändern.
• Sie können höchstens einmal alle 10 Minuten abrufen.
• Twinfield begrenzt die Anzahl der Anfragen pro Minute. Wird die Grenze mittendrin erreicht, läuft das Abrufen im Hintergrund weiter und Sie erhalten eine Meldung, wenn es fertig ist. Dauert es länger als 2 Stunden, stoppt es; rufen Sie dann erneut ab.
• Codes, die nicht mehr in Twinfield stehen, werden archiviert, und die Vorschläge werden aktualisiert.
• Was abgerufen wurde und was ihm zugeordnet ist, sehen Sie unter Konfiguration › Twinfield-Daten.

• Die Frage finden Sie in der Übersicht, oben im Bildschirm Steuerzuordnungen und in den Einstellungen.
• Pro Art wählt der Connector eine Odoo-Steuer anhand der Kennzahl der niederländischen Umsatzsteuererklärung (1a, 1b, 3b usw.): eine bereits verwendete, sonst die erste. Ein niederländisches Unternehmen mit 21 % und 9 % ordnet so vier Steuern zu (Verkauf und Einkauf).
• EU-Verkauf und Export machen auch die Sachkonten der zugehörigen Steuerpositionen nötig.
• Unsicher? Lassen Sie es weg. Verwendet eine Rechnung später doch eine andere Steuer, wartet diese Rechnung und Sie sehen, welche Steuer noch zugeordnet werden muss.

Was zugeordnet werden muss

Steuern und Konten auf Rechnungen der letzten 12 Monate, die Standardwerte des Unternehmens, was auf Produkten und Produktkategorien steht, sowie die Verkaufs- und Einkaufsjournale. Verwendet eine Rechnung später etwas Neues, wird es von selbst zu Zuordnung fehlt.

Status

Was Automatisch zuordnen macht

• Steuern: gleiche Art (Verkauf/Einkauf), gleicher Satz und eine Kennzahl.
• Sachkonten: gleiche Nummer und gleiche Art.
• Journale: Verkauf → VRK, Einkauf → INK.
• Steuern in zwei Kennzahlen (EU, Import, Umkehr der Steuerschuld) ordnen Sie immer selbst zu.

Praktisch

• Zuordnungen prüfen prüft alles erneut.
• Exportieren erstellt eine Liste, z. B. für Ihren Steuerberater.
• Während Rechnungen gesendet werden, wird nie etwas von selbst zugeordnet. Fehlt eine Zuordnung, wartet die Rechnung mit genau der Angabe, was fehlt, und einer Schaltfläche zu den Zuordnungen. Danach geht sie von selbst.

Die Arten

• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Neue Kunden
• Änderungen an Kunden
• Neue Lieferanten
• Änderungen an Lieferanten

Weitere Einstellungen

• Vorläufig oder endgültig buchen. Eine vorläufige Buchung kann noch gelöscht werden (siehe Rechnung zurücksetzen oder trennen); eine endgültige nicht.
• Tägliche Zusammenfassung per E-Mail: eine E-Mail-Adresse, die täglich erfährt, was Aufmerksamkeit braucht. Nur wenn es etwas gibt.
• Geschlossene Periode: siehe Probleme lösen.

Neue Kunden und Lieferanten erhalten ihre Nummer immer von Twinfield. Legen Sie den Nummernkreis in Twinfield bei den Dimensionstypen fest (DEB und CRD).

Die Kacheln bei Erfordert Aufmerksamkeit

• Fehler: von Twinfield abgelehnt.
• Wartend: erst etwas einrichten, dann geht es von selbst.
• Wartet auf Freigabe: freizugebende Rechnungen.
• Kunden & Lieferanten: zu verknüpfen oder anzulegen.
• Änderungen: Änderungen an Kunden oder Lieferanten zur Freigabe oder fehlgeschlagen.
• In Twinfield gelöscht: dort entfernt, hier noch gebucht.

Tägliche E-Mail und Protokoll

Tragen Sie in den Einstellungen eine E-Mail-Adresse für die tägliche Zusammenfassung ein. Sie kommt nur, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht. Alles, was der Connector tut, steht unter Berichte › Protokoll.

Wann passiert was

Status

Gut zu wissen

• Nie doppelt: steht die Rechnungsnummer bei diesem Kunden oder Lieferanten schon in Twinfield, wird die Rechnung nicht erneut gesendet, sondern als „Bereits in Twinfield" markiert.
• Eine Steuer pro Zeile: Twinfield braucht einen Steuerschlüssel pro Zeile. Eine Zeile mit einer Steuergruppe wartet.
• Fremdwährung: die Rechnung geht in dieser Währung und Twinfield rechnet mit seinem eigenen Kurs um. Die Währung muss in Twinfield existieren.
• EU-Verkauf: bei Verkäufen innerhalb der EU (ICP) sendet der Connector mit, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, das Land und die USt-IdNr. des Kunden und bei Dienstleistungen das Datum.
• Eine Rechnung mit Fehler hält den Rest nicht auf: andere Rechnungen laufen weiter.
• Pro Senderunde gehen höchstens 50 Rechnungen; gibt es mehr, folgt die nächste Runde sofort.

Wie der Connector sucht

1. Nach USt-IdNr. (ohne Ländercode), dann nach Handelsregisternummer. Genau ein Treffer: von selbst verknüpft, auch wenn der Name anders ist.
2. Sonst nach Postleitzahl und dem längsten Wort des Namens. Die besten drei erscheinen als mögliche Treffer, pro Angabe mit ✓ (gleich), ≈ (ähnlich) oder ✗ (anders). Klicken Sie beim richtigen auf Auswählen.
3. Gleicher Name, aber andere USt-IdNr.: USt-Konflikt. Sie entscheiden; Rechnungen warten.
4. Nichts gefunden: in Twinfield anlegen (automatisch oder nach Freigabe).

Selbst suchen

Der richtige ist nicht dabei? Nutzen Sie In Twinfield suchen. Nur Ziffern sucht nach Twinfield-Nummer, eine Postleitzahl oder USt-IdNr. sucht in der Adresse, Text sucht nach Namen. Sie wählen immer aus Geschäftspartnern, die wirklich in Twinfield existieren.

Falsch verknüpft?

Klicken Sie auf Verknüpfung lösen (Buchhaltungsmanager). Der Geschäftspartner bleibt sichtbar, sodass Sie sofort den richtigen wählen oder anlegen. Neue Rechnungen warten bis dahin; gesendete Rechnungen bleiben auf der alten Nummer. Erneut abgleichen sucht sofort erneut in Twinfield.

Änderungen

• Was mitgeht: Name, Adresse, USt-IdNr., Handelsregisternummer, E-Mail, Telefon und Website.
• Zu Händen: der Name des Kontakts vom Typ Rechnungsadresse unter dem Unternehmen geht in das Feld z. Hd. in Twinfield. Kein Rechnungskontakt? Dann bleibt das Feld in Twinfield, wie es ist.
• Änderungen in Twinfield werden ignoriert; Odoo ändert sich nie.
• Zahlungsbedingungen, Kreditlimits und Bankdaten in Twinfield werden nie angefasst.
• Die Handelsregisternummer kommt aus dem Feld Unternehmens-ID oder sonst aus der Peppol-Adresse mit Schema 0106.

Namen und Adressen aus Twinfield werden nur kurz im Speicher gelesen (10 Minuten), nie gespeichert.

• Die Gutschrift kommt in dasselbe Journal wie die Rechnung, auf denselben Kunden oder Lieferanten, mit negativen Beträgen.
• Ist der Kunde oder Lieferant noch nicht verknüpft, wartet die Gutschrift darauf, genau wie eine Rechnung.
• Möchten Sie Rechnung und Gutschrift danach in Odoo bereinigen oder stornieren? Siehe Rechnung zurücksetzen oder trennen.
• Das Ausgleichen (Rechnung gegen Gutschrift) machen Sie in Twinfield. Der Connector liest danach, dass sie bezahlt sind.

Manchmal möchten Sie eine Rechnung in Odoo wirklich stornieren, zum Beispiel um die zugehörige Bestellung stornieren zu können. Dafür hat der Buchhaltungsmanager zwei Schaltflächen.

Mit Gutschrift trennen

1. Erstellen Sie eine Gutschrift über den vollen Betrag und lassen Sie sie senden.
2. Klicken Sie auf der Rechnung (Reiter Twinfield) oder unter Twinfield › Rechnungen auf Mit Gutschrift trennen.
3. Rechnung und Gutschrift werden Von Twinfield getrennt. Sie können sie in Odoo auf Entwurf zurücksetzen und stornieren.

In Twinfield bleiben beide Buchungen stehen; zusammen ergeben sie null. Dort wird nichts gesendet oder gelöscht.

Zusammen trennen (Saldo null)

Mehrere Dokumente eines Kunden oder Lieferanten, die zusammen null ergeben? Wählen Sie sie unter Twinfield › Rechnungen aus und klicken Sie auf Zusammen trennen (Saldo null).

Die Prüfungen

• Gleicher Mandant, und die Beträge müssen sich genau aufheben.
• Alles muss gesendet sein.
• In Odoo dürfen sie nicht mit einer Zahlung oder einem anderen Dokument abgeglichen sein.
• Eine getrennte Rechnung erneut zu buchen sendet sie nicht noch einmal nach Twinfield.

In Twinfield gelöscht

Entfernt jemand eine Buchung in Twinfield, bemerkt das die tägliche Prüfung. Die Rechnung erhält In Twinfield gelöscht und Sie wählen: erneut senden (als neue Buchung) oder nicht.

• Status: offen, teilweise bezahlt und bezahlt (ausgeglichen). Eine Buchung, die in Twinfield in einem Zahlungslauf ist, behält ihren letzten Status.
• Beträge sind in der Unternehmenswährung.
• Zahlungen prüfen fragt es sofort ab (höchstens einmal pro Minute).
• Der Connector fragt nur nach seinen eigenen Buchungsnummern, über die letzten 400 Tage. Buchungen anderer im selben Journal zählen nicht.
• Lehnt Twinfield die Abfrage für ein Journal ab, steht das im Protokoll und der Status bleibt, wie er war.

Senden pausiert

• Twinfield-Benutzer deaktiviert oder gesperrt, oder Passwort abgelaufen: aktivieren Sie den Benutzer in Twinfield wieder oder wählen Sie ein neues Passwort. Innerhalb einer Stunde geht es von selbst weiter.
• Twinfield-Benutzer gelöscht oder Zugang widerrufen: klicken Sie auf der Seite Verbindung auf Erneut verbinden und melden Sie sich mit einem Benutzer mit Zugriff an.
• Nicht verbunden: klicken Sie auf Twinfield verbinden.
• Nutzungsbedingungen noch nicht akzeptiert: ein Administrator setzt auf der Seite Verbindung das Häkchen und klickt auf Nutzungsbedingungen akzeptieren. Danach geht alles von selbst weiter.

Geschlossene Periode

Das hängt von den Rechten des Twinfield-Benutzers ab. Twinfield bucht die Rechnung in der ersten offenen Periode (das Datum bleibt; auf der Rechnung steht „in einer anderen Periode gebucht") oder lehnt sie ab. Bei einer Ablehnung erhält die Rechnung Fehler mit der Schaltfläche Mit anderem Datum buchen. In den Einstellungen können Sie wählen, dass dies automatisch mit dem heutigen Datum geschieht.

„Twinfield nimmt gerade keine Anfragen an"

Twinfield begrenzt die Anzahl der Anfragen pro Minute. Es wurde nichts verarbeitet; der Connector wartet von selbst (meist weniger als eine Minute) und macht weiter. Schaltflächen wie Abrufen gehen dann kurz nicht; die Meldung sagt, ab wann wieder.

„Konnte dieses Odoo nicht prüfen"

Beim Verbinden ruft der Verbindungsdienst Ihre Odoo-Adresse zurück. Prüfen Sie:

• dass die Odoo-Adresse auf der Seite Verbindung stimmt und von außen erreichbar ist;
• dass /twinfield/verify nicht von einer Firewall oder dem Webserver blockiert wird;
• bei mehreren Datenbanken auf einem Server: dass diese Adresse genau diese Datenbank öffnet (dbfilter).

„Diese Datenbank ist bereits unter einer anderen Adresse registriert"

Ihr Odoo ist auf eine neue Adresse umgezogen. Kontaktieren Sie uns, dann stellen wir die Adresse um.

Immer noch nicht weiter?

Schauen Sie unter Berichte › Protokoll und schreiben Sie uns mit Ihrer Kundennummer.

Der Connector speichert alles in eigenen Tabellen. Nach dem Deinstallieren sind Zuordnungen, Status und Protokoll weg; Odoos eigene Rechnungen, Geschäftspartner und Steuern werden nicht angefasst. Trennen widerruft auch den Zugang bei Twinfield.