Guide du Twinfield Connector

À quoi ressemble une écriture

Une ligne pour le client ou le fournisseur (le total) et une ligne par compte général et code TVA avec le montant cumulé et la TVA. Chaque ligne a pour libellé le numéro de facture et le nom (40 caractères max.), par exemple INV/2026/00004 Boulangerie Martin. Produits, quantités et prix restent dans Odoo.

Le service de connexion ERP2XL

Le connecteur passe par le service de connexion ERP2XL. Il conserve l'accès à Twinfield chiffré, pour que personne n'ait à saisir un mot de passe Twinfield dans Odoo. Odoo reçoit à chaque fois une clé valable une heure. Les factures elles-mêmes vont directement d'Odoo à Twinfield, pas via ERP2XL.

Qui peut faire quoi dans Odoo

Où le connecteur garde ses données

Uniquement dans ses propres tables. Aucun champ n'est ajouté aux factures, clients, taxes ou journaux d'Odoo. Des tiers Twinfield, le connecteur ne conserve que le numéro, jamais les noms ni les adresses.

• Odoo Online n'autorise pas les modules personnalisés ; le connecteur n'y fonctionne pas.
• Community nécessite l'application Facturation.
• L'adresse https est nécessaire parce que Twinfield vous y renvoie après la connexion, et parce que le service de connexion l'utilise pour vérifier qu'il s'agit bien de votre Odoo.
• Plusieurs bases sur un même serveur ? L'adresse doit alors ouvrir exactement cette base (dbfilter).
• Un expert-comptable avec de nombreux dossiers crée de préférence un utilisateur Twinfield distinct par client, limité à ce dossier. L'accès Twinfield vaut en effet pour tous les dossiers que l'utilisateur peut atteindre.

Le menu

• Vue d'ensemble : les étapes de configuration, ce qui demande votre attention et l'activité.
• Factures : chaque facture comptabilisée avec son statut Twinfield et son statut de paiement.
• Clients & fournisseurs : liens avec les numéros Twinfield et modifications.
• Rapports : Paiements & chiffre d'affaires et le Journal d'activité.
• Configuration : Paramètres, Connexion, Correspondances et Données Twinfield.

Mises à jour

Placez le nouveau dossier, redémarrez Odoo et cliquez sur Mettre à jour sur le module dans Applications. Vos paramètres et correspondances sont conservés.

Sur Odoo.sh, ajoutez le dossier à votre dépôt ; Odoo.sh l'installe au prochain build.

La première fois

Votre base Odoo s'enregistre toute seule auprès du service de connexion ERP2XL. Aucune clé de licence n'est nécessaire. Vous recevez un numéro client, affiché sur la même page. Mentionnez-le quand vous nous contactez.

Les boutons de la page Connexion

• Tester la connexion : vérifie que tout fonctionne et indique combien de dossiers sont disponibles.
• Reconnecter : se connecter avec un autre utilisateur Twinfield, ou si l'utilisateur a perdu ses droits.
• Actualiser les dossiers : quand un dossier a été ajouté dans Twinfield.
• Déconnecter Twinfield : arrête l'envoi. Les nouvelles factures attendent jusqu'à ce que vous vous reconnectiez.

L'adresse Odoo

En bas figure l'adresse Odoo pour Twinfield. Elle est remplie à la première connexion avec l'adresse sur laquelle vous travaillez (toujours en https). Les paramètres propres d'Odoo ne changent pas. Si votre Odoo change d'adresse, modifiez-la ici et reconnectez-vous.

Ça ne marche pas ?

Voir Résoudre les problèmes, sous « Impossible de vérifier cet Odoo ».

• La date de début porte sur la date comptable de la facture. Les factures antérieures ne sont jamais envoyées, même plus tard.
• Plusieurs sociétés dans Odoo ? Changez de société en haut à droite et configurez chacune séparément. Chaque société peut avoir son propre dossier.
• Vous voyez tous les dossiers que l'utilisateur Twinfield peut atteindre. Il en manque un ? Cliquez sur Actualiser les dossiers sur la page Connexion.

• Récupérez à nouveau quand vous ajoutez ou modifiez un code TVA, un compte général ou un journal dans Twinfield.
• Vous pouvez récupérer au maximum une fois toutes les 10 minutes.
• Twinfield limite le nombre de requêtes par minute. Si la limite est atteinte en cours de route, la récupération continue en arrière-plan et vous êtes prévenu quand elle est terminée. Au-delà de 2 heures, elle s'arrête ; relancez alors la récupération.
• Les codes qui n'existent plus dans Twinfield sont archivés et les propositions mises à jour.
• Ce qui a été récupéré, et ce qui y est associé, se trouve dans Configuration › Données Twinfield.

• Vous trouvez la question dans la vue d'ensemble, en haut de l'écran des correspondances TVA et dans les Paramètres.
• Pour chaque type, le connecteur choisit une taxe Odoo d'après la case de la déclaration de TVA néerlandaise (1a, 1b, 3b, etc.) : une taxe déjà utilisée, sinon la première. Une société néerlandaise avec 21 % et 9 % associe ainsi quatre taxes (ventes et achats).
• Ventes dans l'UE et export rendent aussi nécessaires les comptes des positions fiscales correspondantes.
• Pas sûr ? Laissez décoché. Si une facture utilise plus tard une autre taxe, cette facture attend et vous voyez quelle taxe il reste à associer.

Ce qui doit être associé

Les taxes et comptes des factures des 12 derniers mois, les valeurs par défaut de la société, ce qui est défini sur les produits et catégories de produits, et les journaux de ventes et d'achats. Quand une facture utilise plus tard quelque chose de nouveau, cela devient automatiquement À associer.

Statuts

Ce que fait l'association automatique

• TVA : même type (vente/achat), même taux et une seule case.
• Comptes généraux : même numéro et même type.
• Journaux : ventes → VRK, achats → INK.
• La TVA sur deux cases (UE, import, autoliquidation) s'associe toujours à la main.

Pratique

• Vérifier les correspondances contrôle tout de nouveau.
• Exporter donne une liste, par exemple pour votre expert-comptable.
• Rien n'est jamais associé tout seul pendant l'envoi des factures. S'il manque une correspondance, la facture attend avec l'indication exacte de ce qui manque et un bouton vers les correspondances. Une fois associée, elle part toute seule.

Les types

• Factures clients
• Factures fournisseurs
• Nouveaux clients
• Modifications des clients
• Nouveaux fournisseurs
• Modifications des fournisseurs

Autres paramètres

• Écriture provisoire ou définitive. Une écriture provisoire peut encore être supprimée (voir Remettre en brouillon ou dissocier une facture) ; une définitive, non.
• E-mail récapitulatif quotidien : une adresse e-mail qui apprend chaque jour ce qui demande de l'attention. Seulement s'il y a quelque chose.
• Période clôturée : voir Résoudre les problèmes.

Les nouveaux clients et fournisseurs reçoivent toujours leur numéro de Twinfield. Définissez la plage de numéros dans Twinfield, dans les types de dimension (DEB et CRD).

Les tuiles « Demande votre attention »

• Erreurs : refusées par Twinfield.
• En attente : configurer d'abord, ensuite ça part tout seul.
• En attente d'approbation : factures à approuver.
• Clients & fournisseurs : à lier ou à créer.
• Modifications : modifications de clients ou fournisseurs à approuver, ou échouées.
• Supprimées dans Twinfield : retirées là-bas, encore comptabilisées ici.

E-mail quotidien et journal

Saisissez dans les Paramètres une adresse e-mail pour l'e-mail récapitulatif quotidien. Il n'est envoyé que si quelque chose demande de l'attention. Tout ce que fait le connecteur figure dans Rapports › Journal d'activité.

Quand se passe quoi

Statuts

Bon à savoir

• Jamais deux fois : si le numéro de facture est déjà comptabilisé sur ce client ou fournisseur dans Twinfield, la facture n'est pas renvoyée mais marquée « Déjà dans Twinfield ».
• Une TVA par ligne : Twinfield exige un code TVA par ligne. Une ligne avec un groupe de taxes attend.
• Devises étrangères : la facture part dans cette devise et Twinfield convertit avec son propre taux. La devise doit exister dans Twinfield.
• Ventes UE : pour les ventes dans l'UE (ICP), le connecteur indique s'il s'agit de biens ou de services, le pays et le numéro de TVA du client et, pour les services, la date.
• Une facture en erreur ne bloque pas les autres : elles continuent de partir.
• Chaque tour d'envoi prend 50 factures au plus ; s'il y en a plus, le tour suivant suit aussitôt.

Comment le connecteur cherche

1. Par numéro de TVA (sans code pays), puis par numéro de KvK. Exactement un résultat : lié tout seul, même si le nom diffère.
2. Sinon par code postal et le mot le plus long du nom. Les trois meilleurs apparaissent comme correspondances possibles, avec pour chaque donnée ✓ (identique), ≈ (proche) ou ✗ (différent). Cliquez sur Choisir pour le bon.
3. Même nom mais autre numéro de TVA : conflit de TVA. Vous décidez ; les factures attendent.
4. Rien trouvé : création dans Twinfield (automatique ou après approbation).

Chercher soi-même

Le bon n'est pas dans la liste ? Utilisez Rechercher dans Twinfield. Uniquement des chiffres cherche par numéro Twinfield, un code postal ou numéro de TVA cherche dans l'adresse, du texte cherche par nom. Vous choisissez toujours parmi des tiers qui existent réellement dans Twinfield.

Mal lié ?

Cliquez sur Dissocier (responsable comptable). Le tiers reste affiché pour que vous choisissiez ou créiez tout de suite le bon. Les nouvelles factures attendent d'ici là ; les factures envoyées restent sur l'ancien numéro. Associer à nouveau relance immédiatement la recherche dans Twinfield.

Modifications

• Ce qui est transmis : nom, adresse, numéro de TVA, numéro de KvK, e-mail, téléphone et site web.
• À l'attention de : le nom du contact de type Adresse de facturation de la société va dans le champ « à l'attention de » de Twinfield. Pas de contact de facturation ? Le champ reste tel quel dans Twinfield.
• Les modifications faites dans Twinfield sont ignorées ; Odoo ne change jamais.
• Conditions de paiement, limites de crédit et coordonnées bancaires dans Twinfield ne sont jamais touchées.
• Le numéro de KvK vient du champ ID de la société, ou sinon de l'adresse Peppol avec le schéma 0106.

Les noms et adresses de Twinfield ne sont lus que brièvement en mémoire (10 minutes), jamais conservés.

• L'avoir va dans le même journal que la facture, sur le même client ou fournisseur, avec des montants négatifs.
• Si le client ou le fournisseur n'est pas encore lié, l'avoir attend, comme une facture.
• Vous voulez ensuite nettoyer ou annuler la facture et l'avoir dans Odoo ? Voir Remettre en brouillon ou dissocier une facture.
• Le lettrage (facture contre avoir) se fait dans Twinfield. Le connecteur lit ensuite qu'ils sont payés.

Parfois vous voulez vraiment annuler une facture dans Odoo, par exemple pour pouvoir annuler la commande d'achat liée. Le responsable comptable dispose pour cela de deux boutons.

Dissocier avec l'avoir

1. Faites un avoir pour le montant total et laissez-le partir.
2. Cliquez sur Dissocier avec l'avoir sur la facture (onglet Twinfield) ou dans Twinfield › Factures.
3. Facture et avoir deviennent Dissociés de Twinfield. Vous pouvez les remettre en brouillon dans Odoo et les annuler.

Les deux écritures restent dans Twinfield ; ensemble elles font zéro. Rien n'y est envoyé ni supprimé.

Dissocier ensemble (solde nul)

Plusieurs documents d'un même client ou fournisseur qui font zéro ensemble ? Sélectionnez-les dans Twinfield › Factures et cliquez sur Dissocier ensemble (solde nul).

Les contrôles

• Même dossier, et les montants doivent s'annuler exactement.
• Tout doit avoir été envoyé.
• Dans Odoo, ils ne doivent pas être lettrés avec un paiement ou un autre document.
• Recomptabiliser une facture dissociée ne la renvoie pas à Twinfield.

Supprimée dans Twinfield

Si quelqu'un retire une écriture dans Twinfield, le contrôle quotidien le remarque. La facture passe en Supprimée dans Twinfield et vous choisissez : renvoyer (comme nouvelle écriture) ou non.

• Statuts : ouvert, partiellement payé et payé (lettré). Une écriture qui se trouve dans un lot de paiement dans Twinfield garde son dernier statut.
• Les montants sont dans la devise de la société.
• Vérifier les paiements le demande tout de suite (au plus une fois par minute).
• Le connecteur ne demande que ses propres numéros d'écriture, sur les 400 derniers jours. Les écritures d'autres personnes dans le même journal ne comptent pas.
• Si Twinfield refuse la question pour un journal, c'est noté dans le journal d'activité et le statut reste inchangé.

Envoi en pause

• Utilisateur Twinfield désactivé ou bloqué, ou mot de passe expiré : réactivez l'utilisateur dans Twinfield ou choisissez un nouveau mot de passe. L'envoi reprend tout seul dans l'heure.
• Utilisateur Twinfield supprimé ou accès révoqué : cliquez sur Reconnecter sur la page Connexion et connectez-vous avec un utilisateur qui a les droits.
• Non connecté : cliquez sur Connecter Twinfield.
• Conditions d'utilisation pas encore acceptées : un administrateur coche la case sur la page Connexion et clique sur Accepter les conditions d'utilisation. Ensuite tout reprend tout seul.

Période clôturée

Cela dépend des droits de l'utilisateur Twinfield. Twinfield comptabilise la facture dans la première période ouverte (la date reste ; la facture indique « comptabilisée dans une autre période »), ou la refuse. En cas de refus, la facture passe en Erreur avec le bouton Comptabiliser avec une autre date. Dans les Paramètres, vous pouvez choisir de le faire automatiquement avec la date du jour.

« Twinfield n'accepte pas de requêtes pour le moment »

Twinfield limite le nombre de requêtes par minute. Rien n'a été traité ; le connecteur attend tout seul (généralement moins d'une minute) et continue. Des boutons comme Récupérer peuvent être indisponibles un instant ; le message indique à partir de quand.

« Impossible de vérifier cet Odoo »

Lors de la connexion, le service de connexion rappelle votre adresse Odoo. Vérifiez :

• que l'adresse Odoo sur la page Connexion est correcte et s'ouvre depuis l'extérieur ;
• que /twinfield/verify n'est pas bloqué par un pare-feu ou le serveur web ;
• avec plusieurs bases sur un serveur : que cette adresse ouvre exactement cette base (dbfilter).

« Cette base est déjà enregistrée sous une autre adresse »

Votre Odoo a changé d'adresse. Contactez-nous et nous changerons l'adresse.

Toujours bloqué ?

Regardez dans Rapports › Journal d'activité et écrivez-nous avec votre numéro client.

Le connecteur garde tout dans ses propres tables. Après la désinstallation, les correspondances, statuts et journal disparaissent ; les factures, tiers et taxes propres à Odoo ne sont pas touchés. La déconnexion révoque aussi l'accès chez Twinfield.